Skanowanie dokumentów

Archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej skraca czas dotarcia do informacji i daje gwarancję poprawnego ich przechowywania. Jest naturalnym uzupełnieniem funkcjonalności oprogramowania. Dla którego tradycyjne dokumenty papierowe są nośnikiem wielu danych świadczących o sprawności urządzeń, zrealizowanych zleceniach serwisowych czy dostarczonych usługach.

Proponowane rozwiązanie pozwala na zarządzanie skanerem bezpośrednio z programu.

Ułatwia to dołączenie skanów dokumentu do aktualnie opracowywanego rekordu (zlecenie, zapytanie ofertowe, faktura, itp.). Nie stwarza konieczności zapisywania skanowanych dokumentów w osobnym folderze i ręcznego dołączania ich do bazy. Skanowane dokumenty automatycznie zapisywane są na serwerze bazy danych i dołączane do rekordu.

Moduł poczty elektronicznej

Funkcjonalność ta umożliwia wysyłanie, odbieranie i zapisywanie wiadomości bezpośrednio z poziomu systemu MM Ewidencja NOVA. Dotyczy to szczególnie wysyłania maili z zapytaniami ofertowymi i zleceniami do wybranych kontrahentów.

Proponowane rozwiązanie pozwala na:

• Zapisywanie wysyłanych wiadomości niezależnie po stronie systemu i w katalogu „Wysłane” na koncie pocztowym

• Importowanie wiadomości email z dowolnego katalogu poczty użytkownika do zleceń w systemie oraz automatyczne kopiowanie załącznika wiadomości jako załącznika zlecenia.

• Możliwość konfigurowania konta pocztowego globalnie dla całego systemu oraz dla każdego użytkownika oddzielnie.

• Dostęp z poziomu zlecenia do wszystkich wysłanych i odebranych wiadomości powiązanych z danym zleceniem.

MM Ewidencja RODO

MM Ewidencja NOVA 2020 została dostosowana do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, RODO.

Wprowadzony zakres zmian w programie MM Ewidencja NOVA zgodnie z RODO obejmuje:

1. Dodanie na poziomie modelu urządzenia definiowania rodzaju przechowywanych danych osobowych.

2. Ogólną informację o przechowywaniu danych osobowych.

3. Dodanie informacje o okresie podpisanej klauzuli poufności w ramach podpisanej umowy serwisowej.

4. Generowanie na poziomie zlecenia informacji i danych związanych klauzulą poufności oraz umowie o zachowaniu poufności.

5. Podłączania do zlecenia klauzul o zachowaniu poufności.

6. Wydruk zlecenie ze specjalną notą.

W związku z wprowadzeniem rozporządzenia i dokonanymi zmiany w programie proponujemy:

• pomoc w dostosowaniu procedur wewnętrznych;

• szkolenia w zakresie RODO.